Mantener la base de datos limpia es un gran esfuerzo, por eso en el #TriboTips de esta semana, te contamos cómo Salesforce puede ayudarte en ésta tarea que tanto dolor de cabeza nos puede dar a los administradores y usuarios.
¿Por qué es importante tener una base de datos limpia?
Nos ahorra tiempo, nos hace más eficientes. Por ejemplo, si necesitamos conocer datos de un cierto contacto y lo tenemos que buscar en varios lugares, eso no sólo nos quita tiempo, sino que puede generar frustración y el margen de error es muy grande. Cuando tenemos muchos duplicados, los usuarios pierden la confianza en los datos y, como consecuencia, disminuye el uso del sistema.
Una base sucia puede impactar en la imagen de la organización. Esto es, por ejemplo, si más de un usuario contacta a una misma persona sin saber que lo estaban haciendo, los contactos con los que nos relacionamos podrían perder algo de confianza en la organización.
Existen muchas herramientas y aplicaciones que integran con Salesforce para gestionar duplicados. Pero en el #TriboTips de esta semana, estuvimos repasando una herramienta nativa de Salesforce: las reglas de coincidencia y las reglas de duplicados. Te contamos paso a paso para configurarlas y algunas buenas prácticas de cómo gestioanrlas.
También, te contamos cómo hacer para visualizar potenciales duplicados a través de la creación de un tipo de informe personalizado y cómo agregar el componente Lightning “Posibles duplicados” en la página del registro para que los usuarios puedan visualizarlos fácilmente y uno a uno.
¿Qué hacemos cuándo tenemos registros duplicados? ¿Cómo seguimos? Salesforce tiene una herramienta para combinar 2 o más registros en uno solo.
Por último, en el #TriboTip de la semana pasada repasamos “Campos de Salesforce” y vimos cómo pueden marcarse ciertos campos como ‘únicos’. Esta es una buena manera para evitar la creación de duplicados cuando existe un campo que no puede repetirse en los distintos registros. Un ejemplo de esto es el campo ‘Número de documento’ ya que generalmente es un valor único por persona.
Si tienes media hora y quieres profundizar en estos temas, ¡No te pierdas el video!
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Para profundizar en estos y más temas, no dejes de probar Trailhead. En esta oportunidad les recomiendo el módulo de Gestión de duplicados.