Cuando una persona deja la organización o cambia de rol, y ya no necesita ingresar a Salesforce, es una muy buena práctica desactivar su usuario en Salesforce.
Estas son algunas de las consideraciones que tenés que tener en cuenta antes de desactivar un usuario:
Verificar que otro usuario haya programado la Exportación de datos (Backup) de tu organización para asegurarte de que efectivamente habrá una persona responsable por el backup de los datos de tu organización. Podés leer esta nota para saber más sobre este tema.
Para saber si el usuario que estás desactivando programó la exportación de datos podés ir a "Configuración", en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Trabajos programados” y buscar “Exportación de datos” en el nombre del trabajo y ver quién es el usuario que lo programó.
Verificar si el usuario que querés desactivar está designado como Usuarios de flujo de trabajo predeterminaod, debes cambiarlo. Para esto:
Ir a "Configuración", y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Configuración de automatización de procesos”.
Ingresando a esa opción, hacer click en la lupa para cambiar el usuario en “Usuario de flujo de trabajo predeterminado”.
Hacer click en "Guardar".
Si un “Trabajo programado” fue configurado por el usuario que querés desactivar, este trabajo programado debe eliminarse y volver a programarse con un nuevo usuario que esté activo. Para hacer esto:
Ir a "Configuración", y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Trabajos programados”.
Eliminar la programación.
Luego ir a “Clases de Apex” y hacer click en el botón “Programar Apex”.
Agregar el nombre del trabajo
Seleccionar la clase de Apex desde la búsqueda (cuando haga clic en la búsqueda, verás todas las clases programables allí y podrás seleccionar la tuya)
Para la frecuencia, seleccionar Semanal y seleccionar Todos los días.
Para la fecha de inicio seleccione la fecha de hoy.
Para la fecha de finalización, seleccione cualquier fecha futura.
Hacer click en "Guardar".
Retirar la dirección de correo electrónico del usuario que querés desactivar de los avisos de errores de flujos. Para hacer esto:
Ir a "Configuración", y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Configuración de automatización de procesos”.
Hacer click en esa opción.
En “Enviar correo electrónico de error de flujo o proceso a” seleccionar Destinatarios de correo electrónico de excepciones de APEX.
Hacer click en “Guardar”.
En relación con el punto anterior, hay que asegurarse que el usuario que se quiere desactivar no esté agregado como el usuario de APEX al que queramos que le lleguen los errores. Y si está agregardo, cambiarlo por un nuevo usuario activo. Para esto:
Ir a "Configuración", y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Correo electrónico de excepción de Apex”.
Hacer click en esa opción y luego en el botón “Agregar usuario de Salesforce”.
Agregar el usuario activo que quieras que reciba los correos electrónicos de errores.
Verificar si el usuario que querés desactivar está como predeterminado en los procesos de soporte. Para esto:
Ir a "Configuración", y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Configuración de soporte”.
Hacer click en esa opción.
Cambiar el usuario que figura en esta configuración por un usuario activo. Debés cambiarlo en todas las opciones.
Hacer click en “Guardar”.
Verificar si el usuario que querés desactivar está como predeterminado en los procesos de gestión de candidatos. Para esto:
Ir a "Configuración", y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Configuración de candidatos”.
Hacer click en esa opción.
Cambiar el usuario que figura en esta configuración por un usuario activo. Debés cambiarlo en todas las opciones.
Hacer click en “Guardar”.
Transferir los registros del usuario que querés desactivar a otro usuario activo:
Esto puede hacerse con una actualización masiva con Dataloader cambiando el propietario de los registros. Podés leer más sobre este tema acá.
O desde la Transferencia masiva de registros. Para hacer esto:
Ir a "Configuración" y y en el cuadro de búsqueda rápido escribir “Transferir registros de forma masiva”.
Hacer click en el vínculo del objeto que se desea transferir y seguir los pasos.
Esta opción está disponible para cuentas, candidatos, contratos de servicios y objetos personalizados múltiples de un usuario a otro. Podés leer más sobre este tema acá.
Importante: Como hemos dicho más de una vez: en Salesforce los usuarios no se borran/eliminan, ni se sobreescriben. Cuando una persona deja de trabajar en nuestra organización la buena práctica es desactivar su usuario.
Sin embargo, muchas veces debemos realizar algunas tareas previas a la desactivación de un usuario, por ejemplo: reasignar informes y paneles donde ese usuario es el “running user”, cambiar la propiedad de registros, actualizar el usuario de trabajos programados, etc. Es en estas ocasiones donde utilizamos la función “Inmovilizar” (o Freeze -según el idioma de tu org.-) en lugar de desactivarlo. De este modo el ingreso de ese usuario al sistema queda bloqueado pero corren las automatizaciones vinculadas con ese usuario. Una vez realizadas todas las actualizaciones que mencionamos en este blog, procederemos a “Desactivar” el usuario y así sí se libera su licencia para poder crear un nuevo usuario.
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