No sé si fue casualidad o qué, pero últimamente recibo muchos mails de Google, ICloud, Iphone y otros sistemas de almacenamiento diciendo que estoy llegando al límite (o a veces excediendo) del espacio de almacenamiento de datos.
Como todos: entro en pánico, pienso ¿cómo puede ser?. Consulto con amigos a ver si les pasa lo mismo... y me doy cuenta que no estoy sola en esto, que es normal.
En el último tiempo también nos está pasando con Salesforce. Muchos clientes han empezado a descubrir que hay un espacio de almacenamiento, pero sobre todo, que tiene un límite. Por eso, en mi casilla de mails tengo muchos mensajes similares: “Me han contactado de Salesforce diciéndome que excedimos el espacio de almacenamiento. ¿Cómo es eso? ¿Tengo que pagar? ¿Qué tengo qué hacer?”
Primero, entendamos que los datos ocupan lugar, aunque no los veamos físicamente. Salesforce divide su espacio de almacenamiento en 2 categorías:
Archivos: son todos los archivo que adjuntamos en los registros o compartimos por Chatter, las imágenes que almacenamos para nuestras plantillas de correo, etc.
Datos: son los registros que fuimos almacenando en los distintos objetos.
Cuando las organizaciones reciben el donativo de 10 licencias, Salesforce les brinda un espacio inicial. Otorga 31 GB para almacenar archivos y 1 GB para almacenar datos. Luego, si definimos comprar licencias extras, ese espacio va aumentando conforme aumentamos la cantidad de licencias.
Si bien no parece mucho, es realmente suficiente para las organizaciones que recién comienzan a usarlo. Pero, en el caso de las que llevan más tiempo utilizándolo, es muy probable que un ejecutivo de cuentas se contacte para hablar de los costos adicionales del espacio extra.
¿Cómo saber en qué situación estamos?
Es muy sencillo conocer y analizar esto, y cómo estamos usando el espacio de almacenamiento. Podemos acceder a esta información ingresando desde la Configuración con esta ruta: Configuración> Datos> Uso de almacenamiento.
Este cuadro, nos va a indicar los porcentajes de almacenamiento para cada objeto. Luego, se podrán analizar los objetos más críticos con mayor profundidad a través de informes más puntuales.
Esta información nos permitirá definir cuál será nuestra estrategia: adquirir más espacio, o reducir la cantidad de información almacenada.
Si encontramos que hay información que ya no relevante - sea porque es antigua o porque simplemente ya no la usamos diariamente- se puede eliminar.
También podemos encontrar información histórica, que si bien es importante para la organización, no es necesario tenerla disponible en el día a día laboral. Para eso, lo que les sugerimos es hacer un backup de esa información, guardarla en un lugar seguro y eliminar los datos de Salesforce. De esta forma, estaríamos liberando espacio de almacenamiento y conservando esa información histórica en caso de requerir algún análisis en el futuro.
Si ninguno de estos dos escenarios se adapta a la situación de tu organización, sí es importante invertir en espacio de almacenamiento. De esta forma, siempre tendrás la información disponible en el sistema que te ayudará a tomar las mejores decisiones y conocer mejor a tu público.
¿Cómo prevenir esta situación?
Las mejores prácticas que podemos recomendarte son:
Si eres usuario:
Sé cuidadoso de no duplicar datos. Siempre busca si existe un registro antes de cargarlo.
Revisa el componente de "Registros duplicados" y desduplícalos cuando los detectes.
Si sos administrador:
Limpia ó des-duplica la Base de datos periódicamente.
Crea buenas reglas de coincidencia y duplicado.
Revisa periódicamente el cuadro de “Uso de almacenamiento” para conocer qué objetos tiene mayor cantidad de registros.
Revisa qué datos generan las aplicaciones que hayas instalado desde Appexchange. Las integraciones que hayas realizado manualmente, también debes revisarlas y ver qué datos generan.
Y si todavía sientes que necesitas un poco más de ayuda, puede escribirnos a info@proyectotribo.org.
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