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¿Cómo registrar el proceso de negocio de las Universidades en Salesforce?

Salesforce propone utilizar el objeto Oportunidades en el proceso de venta de las universidades como solución a la siguiente necesidad: “Cuando un estudiante potencial muestra interés en su institución, los equipos de reclutamiento y admisiones tienen la oportunidad de interactuar con esa persona y lograr que se inscriba. El objeto Oportunidad realiza un seguimiento de los datos relacionados con esa oportunidad oficial, como el inicio de cursada deseado del cliente potencial, la sede, el nivel de grado (programa académico), la probabilidad de la oportunidad en sí y cualquier otro detalle que desee incluir.”


Para implementarlo en una organización, necesitamos entender primero el negocio de las universidades. En el caso de Instituciones educativas, con la excepción de los programas In-Company, el proceso de ventas es B2C (Business-to-Consumer), por lo que, si la organización tiene activado el objeto Candidatos, la oportunidad se crea en el momento de conversión de dicho Candidato en un Contacto.


Por su parte el campo Etapa en las oportunidades nos permite hacer un seguimiento de qué tan cerca se encuentran los prospectos en el proceso de inscripción a la institución. Un ejemplo de etapas de una oportunidad educativa podría ser el siguiente: Interesado, Solicitud enviada, Solicitud recibida, Admitido/a, No Admitido/a, Documentación completa, Pago de matrícula, Alumno (oportunidad ganada), Baja (oportunidad perdida).



Una forma bastante habitual de registrar las oportunidades en universidades es crear tipos de registros de acuerdo al nivel de los programas (Grado, Posgrado, Educación Continua, etc) con sus correspondientes procesos de negocio y rutas de las etapas.


En cuanto a la estructura de datos, además de vincular las oportunidades a los contactos, como lo mencionamos anteriormente, relacionamos el objeto oportunidad con otros objetos estándar de Salesforce para educación:


Solicitudes (Application), Programas académicos (Account record type Academic Program), Planes del programa (Program Plan), Inscripciones al programa (Program Enrollment) y objetos personalizados que necesitemos crear como, por ejemplo: la Oferta Académica (para registrar los distintos Inicios de Cursada), las Comisiones, etc.


En conclusión, utilizar el objeto estándar de Salesforce Oportunidades para registrar el proceso de ingreso a las universidades es una muy buena solución, que permite a los equipos de admisión de los distintos programas, dar seguimiento a sus postulantes y, a los directores y coordinadores, tener información clara y precisa sobre el estado de las admisiones y la gestión de sus respectivos equipos de trabajo.


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