Cuentas contables generales de Salesforce

¿Los donantes deciden el destino de la donación? ¿La campaña por la cual recibiste el donativo define el destino del mismo? Tu organización, ¿divide  el dinero que van recaudando por proyectos?

Las Cuentas Contables Generales (CCG) -o según su nombre en inglés General Accounting Units (GAUs)-, nos permiten definir el destino de las donaciones que recibimos en las organizaciones. Básicamente, nos indican en qué vamos a usar ese dinero. Esto puede darse porque el donante ya especificó cómo quiere que se utilice su aporte, o porque la donación tiene un fin predeterminado, como sucede en las convocatorias (Grants). 

En otros casos, las organizaciones usan estas cuentas como si fueran proyectos específicos para los que necesitan recaudar fondos. Por ejemplo, podrías tener una CCG dedicada a financiar un proyecto de reforestación o a apoyar un programa educativo en una comunidad determinada.

El Nonprofit Success Pack (NPSP) de Salesforce cuenta con esta funcionalidad de forma estándar y cuando lo instalás ya tiene creadas por defecto dos CCG: Fondo general y Fondo restringido. Pero no te preocupes, cada organización puede crear todas las CCG que necesite, según sus propios proyectos o necesidades.

Ahora bien, tenemos el donativo y tenemos la CCG destino, pero ¿cómo hacemos para unirlos?: mediante la  Asignación de CCG (objeto específico para esta unión). La asignación no sólo nos permite vincular una donación con su destino de fondos sino que  también podemos definir si asignaremos una parte o el total de la donación a una sola CCG o a más de una. Además, es posible dividir ese donativo para cada destino con un  porcentaje o un monto fijo de dinero.  

Ejemplo de asignación a dos CCG definida por porcentaje: 

Ejemplo de asignación a tres CCG definida por monto: 

Ejemplo de asignación a una CCG y sólo de una parte de la donación: 

Las asignaciones pueden realizarse de manera manual o automática. En el primer caso, el usuario deberá realizar en cada oportunidad la asignación correspondiente. Para el segundo caso, se puede establecer que todas las donaciones provenientes de una campaña específica se asignen a una CCG de modo automático. También es posible realizar la asignación desde las donaciones recurrentes, así todas las oportunidades asociadas a ella serán asignadas a la misma CCG.

Campos de resumen:

Al igual que con otros objetos, cada CCG tiene campos que resumen información de las asignaciones. Recordá que estos campos suman las oportunidades cuya etapa sea Ganada y se actualizan automáticamente cada noche. Así que, si haces cambios durante el día, es posible que los veas reflejados al día siguiente. 

¡Manos a la obra!

Si querés comenzar a trabajar con las CCG y las Asignaciones habla con quien administra tu Salesforce  para activar esta funcionalidad y hacer las  configuraciones correspondientes (son poquitas: agregar listas relacionadas a los formatos de página, visibilizar objetos, etc.). Para mayor información te dejamos estos recursos: 

• Trailhead: Configurar asignaciones y pagos de GAU 

• Ayuda de Salesforce:  Configurar asignaciones de donaciones