Los duplicados suelen darnos muchos dolores de cabeza. Ensucian nuestras métricas y no nos permiten tener una mirada integral de nuestro público. Pero, ¿qué podemos hacer para que dejen de existir?
Ciertamente, no mucho. Trabajamos con bases de datos en constante movimiento y crecimiento. Los duplicados son parte de nuestra cotidianidad, así que mejor adoptarlos y ver qué podemos hacer con ellos.
Hace unos años, en una reunión de la comunidad de Buenos Aires, junto con Raúl y Flor (dos colegas con quienes aprendí mucho y me divertí más, y basándonos en un blog muy divertido (¿Cómo es que los duplicados y los zombies son la misma cosa?), diseñamos y aprendimos en equipo una estrategia para combatir duplicados, trabajarlos y convivir con ellos. Les dejo aquí algunos apuntes que siguen siendo súper actuales.
La estrategia consta de tres partes: Prevenir, Detectar y Contener, Erradicar… ¡y volver a empezar!
PREVENIR
Siempre es mejor prevenir que curar. Y en este caso hay muchas cosas que podemos hacer para prevenir los duplicados en nuestro Salesforce.
Lo primero es entender desde dónde ingresan los datos a nuestra base. Suelen ser: ingresos manuales del equipo, herramientas conectadas de email marketing, formularios de nuestra web, importación archivos de eventos, etc.
Luego, ¿cómo podemos entonces prevenir su ingreso? Tenemos varias opciones:
Armar protocolos de carga de datos: guiar a los usuarios es una buena práctica a la hora de ingresar información manualmente y que todos compartan un mismo criterio. Algunos ejemplos:
Agotar las instancias de búsqueda antes de cargar datos nuevos
Explicar cómo completar cada campo y a qué se refiere cada valor de las listas de selección y cuándo usarlos (hasta lo más obvio no lo es para todos)
Campos de Texto: guiar cómo completarlos. Por ejemplo:
Para cuentas: ingresar Nombre - SIGLAS (Red de Bancos de Alimentos de México - BAMX ó )
Para provincias o ciudades: Tierra del Fuego, no TDF. Ciudad de México, no CDMX, DF, etc.
Establecer campos exclusivos: son muy útiles para la carga manual o masiva ya que evitan que dos registros lleven la misma información en el mismo campo. Algunos ejemplos:
Contacto: Números de identificación personal (alto), CUIT (alto), etc.l
Cuentas: Número de identificación fiscal: RFC, CUIT, RUT, etc (alto), Razón Social (medio), Nombre (bajo)
Establecer reglas de coincidencia y duplicados: Salesforce tiene una herramienta super útil para detectar duplicados. Las reglas de coincidencia nos permiten detectar dos registros que son duplicados y, combinadas con las reglas de duplicado, podemos definir y tomar decisiones respecto de qué hacer con ellos una vez detectados.
Usar formularios web que se integren de forma inteligente a Salesforce: los formularios Web To Lead no previenen duplicados. Para una buena estrategia de duplicados es importante utilizar formularios que eviten duplicados como puede ser FormAssembly.
Utilizar NPSP Data Import para cargar datos: esta herramienta de Salesforce se utiliza para cargar Cuentas, Contactos y Oportunidades donde el sistema evita duplicados, donde podes definir los criterios de búsqueda para cada uno de los objetos.
CONTENER y DETECTAR
Aún con toda tu estrategia de prevención, los duplicados pueden filtrarse. Diría que casi ningún dato es infalible para establecer la prevención de duplicados.
¿Número de identificación personal o fiscal? Si trabajas con bases de muchos países te pasará que todos tienen formatos distintos e incluso para un mismo país suele haber distintas convenciones de cómo: 10987077 ó 10.987.077/ 3078763923 ó 30-7876392-3
¿Correo electrónico? Sincerémonos, ¿cada persona tiene un solo correo electrónico? No lo creo.
Y ni hablar del error humano. Quienes ingresan datos en la plataforma de forma directa pueden incurrir en errores de tipeo al igual que quienes completan formularios que ingresan desde una web.
Pero no todo está perdido. Como decía en el apartado anterior, las reglas de coincidencia y duplicado nativas de Salesforce son un gran aliado para poder detectar y/o prevenir duplicados la gran mayoría de los duplicados.
ERRADICAR
Una vez que los duplicados son detectados, existen varias formas de unificarlos y trabajarlos. Desduplicar la base es una de las buenas prácticas que debe adoptar cualquier persona que administra Salesforce de forma regular.
Pero ojo, quienes usan Salesforce en el día a día también pueden colaborar con la desduplicación diaria a través de la herramienta de combinación de contactos.
Además de la herramienta nativa de Gestión de duplicados de Salesforce, existen otras herramientas que detectan duplicados y los combinan de forma masiva. Algunas que conocemos son: Dupecatcher, Demand Tools o Apsona.
La selección de la herramienta que vayas a utilizar deberá estar basada en base a la complejidad de tu proceso, el volumen de tu base de datos y en el presupuesto con que cuentes.
Resumen
Mantener la base de datos limpia es un gran esfuerzo, pero tiene mucho impacto en la organización. Requiere además de una planificación cuidadosa y un monitoreo continuo.
Una base de datos limpia de duplicados permite ser más eficiente a la hora de medir resultados, impacta en la imagen de la organización y, sobre todo, anima a l@s usuari@s a confiar en la herramienta y usarla cada vez más y mejor.
En este Trailhead podrás volver a revisar con más detalle la gestión de duplicados para el NPSP.