Herramientas de gestión masiva de datos
- Yasmin Betanzos
- 14 may
- 3 Min. de lectura
En esta nota vas a encontrar toda la información sobre las 2 herramientas nativas y gratuitas de Salesforce para la gestión masiva de datos que te ayudarán a elegir cuál de ellas usar y en qué momento.
Antes de empezar, hacemos una aclaración importante: solamente las personas con perfil de Administrador o usuari@s con permisos especiales podrán utilizar estas herramientas y gestionar masivamente los datos.
Si no encontrás estas opciones disponibles en tu perfil, consultá con tu Admin de Salesforce.
Las 2 herramientas de las que te vamos a hablar son:
Asistente de importación de datos (Data Import Wizard)
Cargador de datos (Data Loader).
Si bien ambas herramientas son gratuitas y nativas de Salesforce, no son herramientas intercambiables. Cada una puede hacer operaciones diferentes y tiene distintos paso a paso de trabajo. Exploremos características y detalles de cada una de ella.
La característica que comparten ambas es el tipo de archivo que utilizan para la gestión de la información. Ambas trabajan con archivos CSV, delimitados por comas.
Luego, tienen bastantes diferencias entre ellas. Vamos a revisarlas.
Asistente de importación de datos /Data Import Wizard
Esta herramienta se encuentra y se gestiona dentro de la configuración Salesforce y no requiere de la instalación de ningún software en tu computadora.
Este asistente tiene una limitación en cuanto a los objetos con los que trabaja. De los objetos estándar solamente permite trabajar con Cuentas, Contactos, Candidatos, Soluciones, Miembros de campañas y Cuentas personales. Luego de esto, puede trabajar con todos los objetos personalizados.
El máximo número de registros con el que puede trabajar a la vez es de 50.000 .
¿Cómo acceder al Asistente de importación de datos?
Ingresando a la Configuración del sistema:
Configuración> Asistente de importación de datos.¿Qué ventajas ofrece el Asistente de importación de datos?
Permite la detección de duplicados de forma nativa. Dependiendo del objeto con el que se trabaje la herramienta ofrecerá algunos campos para comparar y poder detectar registros coincidentes para no importarlos. Por ejemplo para Contactos: Nombre, Correo electrónico o cualquier campo de Id.Externo que se haya creado.
Permite desactivar la ejecución de automatizaciones desde el mismo Asistente de importación, en caso de necesitarlo.
Permite agregar Contactos o Candidatos a Campañas desde una importación masiva de contactos o candidatos.
Cargador de datos/ Data Loader
A diferencia del Asistente de Importación de datos, Data Loader es una aplicación externa a Salesforce que requiere la descarga de un software y un inicio de sesión con el mismo usuario Salesforce.
Data Loader tiene 2 versiones distintas:
Versión de escritorio (data loader) que es gratuita
Versión online (dataloader.io) que es paga según la cantidad de registros con las que se trabaje.
En ambas versiones, el Data Loader puede trabajar con todos los objetos de Salesforce (tanto los estándar como los personalizados) y se podrán importar, actualizar, eliminar o exportar registros de Salesforce.
La diferencia entre ambas versiones no solamente radica en que la versión de escritorio requiere la descarga de un software. Esta versión nos permitirá trabajar con 150 millones de registros a la vez de forma gratuita, en cambio la versión online solo nos permite trabajar con 10.000 registros a la vez de forma gratuita.
¿Cómo acceder a Data Loader?
Versión online de Data Loader:
https://dataloader.io/Descargar la aplicación Data Loader:
https://developer.salesforce.com/tools/data-loader
Nota: revisar el requerimiento y características del sistema operativo para la instalación de Data Loader.¿Qué ventajas ofrece Data Loader?
En su versión de escritorio:
Permite definir un delimitador diferente para los archivos (delimitado por comas, punto y coma u otro elemento).
Permite guardar el mapeo de campos para tareas recurrentes.
Devuelve luego de cada trabajo archivos con registro detallados de éxitos y errores en formato CSV.
Se puede utilizar para exportar los datos como copias de seguridad.
En su versión online:
Es una herramienta fácil de usar
Permite programar tareas recurrentes
No requiere los IDs para relacionar registros
Muestra errores de forma sencilla.
Además de estas herramientas gratuitas, existen otras (gratuitas y pagas) que te ayudarán a hacer las mismas tareas. Si bien recomendamos utilizar las herramientas nativas de Salesforce, te compartimos algunas otras opciones:
Elegir una herramienta para la gestión masiva de datos es importante, pero la clave del proceso es entender cómo armar, gestionar y procesar los datos de forma masiva en Salesforce.
Para esto desde Academia TRIBO creamos la Masterclass de Gestión masiva de datos en Salesforce. En esta masterclass te enseñaremos cómo trabajar de forma masiva con los datos de tu Salesforce de forma segura y eficiente y te damos tips para aplicar en el día a día de trabajo.
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