En el #TriboTip de esta semana repasamos Reglas de Validación, una funcionalidad que algunas veces queda olvidada o es poco conocida. Son un gran aliado para los admins ya que ayudan a tener una base de datos más consistente y prolija.
¿Qué son las reglas de validación? Son reglas que verifican que los datos ingresados cumplan ciertos estándares para mantener la calidad de los datos, para mantener una base más limpia.
Esto significa que si los datos ingresados en determinados campos de un registro no cumplen ciertos requisitos, entonces, no se puede guardar/salvar el registro.
¿Cómo se construyen las reglas de validación? Con fórmulas. Sé que a veces puede sonar un poco intimidante, pero hay que perderles el miedo. Con práctica, es posible aprender a escribirlas.
Entonces, hablando en lenguaje más técnico, una regla de validación es una fórmula con un resultado verdadero o falso. Específicamente, si el resultado de la fórmula es igual a verdadero, es decir la expresión es verdadera, entonces la regla se activa y no se puede guardar el registro. Un mensaje de error previamente definido, le aparecerá al usuario.
Pero... ¿para qué podría usar una regla de validación?
Marcar un campo como obligatorio bajo ciertas condiciones
No permitir la conversión de un candidato si no se tienen determinados datos
Asegurarse que 2 o más fechas sean consistentes entre sí
Asegurarse que el formato del número de teléfono, sitio web, código postal o correo electrónico sean los correctos
¿Dónde se encuentran las reglas de validación?
Configuración > Gestor de objetos > Reglas de Validación.
Algunos ejemplos:
1) Oportunidades ganadas deben tener el importe
Esta regla nos ayuda a asegurarnos que todas las oportunidades con etapa ganada, contengan el importe.
2) Fecha de inicio no puede ser mayor a la fecha de fin
Es importante asegurarse que los campos fechas sean consistentes. En este caso, no queremos que los usuarios, por error, introduzcan mal las fechas. Por este motivo, con esta regla, no permitimos que se guarde un registro en el cual la fecha de fin es menor a la fecha de inicio.
3) No se puede convertir un candidato que no tenga un correo electrónico
Con ésta regla nos aseguramos que los candidatos que no tengan el correo electrónico cargado, no puedan ser convertidos a contactos.
Como las reglas de validación se construyen con fórmulas, aquí les comparto algunas funciones que son las más usadas:
ISPICKVAL: para listas de selección
ISBLANK: para campos en blanco
TEXT: cuando se quiere convertir valores de un campo distinto de texto a un texto
ISCHANGED: cuando un registro cambia
ISNEW: es un registro nuevo
TODAY: Devuelve la fecha de hoy
NOW: Devuelve la hora y fecha de hoy
IF: Si pasa entonces, entonces lo otro
ISCONVERTED: cuando un candidato es convertido
Puedes repasar éstos conceptos revisando el video del #TriboTip también:
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