¿Quién dona? ¿Qué dona? ¿Cuál es el origen de la donación? ¿Cuál es el destino de la donación?
No hay una sola manera de gestionar las donaciones en Salesforce, pero nos animamos a proponerte una con la configuración estándar del NPSP.
En primer lugar nos preguntamos ¿Quién dona? Las opciones son personas (Contactos en Salesforce) o empresas, instituciones, etc. (Cuentas en Salesforce).
En segundo lugar nos preguntamos ¿Qué dona? En primer lugar, podemos dividir las donaciones en dos grandes tipos: donaciones en dinero y donaciones en especie. Para cada uno de estos tipos de donación registramos información muy distinta, y el proceso de negociación también es distinto.
Pero incluso dentro de las donaciones de dinero, tenemos varios tipos diferentes y allí también podemos hacer una subdivisión: diferenciándose por el proceso de negociación y las particularidad de la información que se necesita registrar.
En cuanto al proceso de negociación no es lo mismo un proceso de una pequeña donación en dinero de una persona que seguramente será un proceso corto, de pocos pasos, que el proceso de negociación con una agencia de cooperación donde las etapas de la negociación son bastante más largas, desde escribir la carta de intención, luego el proyecto completo, evaluaciones, etc. De igual manera, cada tipo de donación necesita registrar información propia, una convocatoria requiere captar información sobre las fechas de la convocatoria y comunicación de resultados, las donaciones en especie requieren captar datos sobre el precio de mercado de una donación en alimentos por ejemplo.
En este sentido, Salesforce propone ya preconfigurado con el NPSP estos tipos de donaciones (Oportunidades):
⨠ Donación en dinero (Donation): Puede ser de individuos o instituciones, empresas u otra persona jurídica o moral. Son donativos que tienen un proceso de negociación muy corto.
⨠ Convocatoria (Grant): Estos donativos generalmente provienen de organizaciones filantrópicas, gobierno, organismos internacionales y generalmente se pagan por separado cuando se otorgan. Las convocatorias a menudo están vinculadas a programas y entregables específicos con importantes plazos de presentación de informes y documentación que requieren una gestión cuidadosa.
⨠ Donación en especie (In-Kind): Donativos no monetarios, pueden ser bienes o servicios.
⨠ Gran donación monetaria (Major Gift): Donación monetaria recibida de un donante mayor a la que debe dársele un seguimiento especial ya que en general está en negociación un monto alto. Son donativos que tienen un proceso de negociación largo.
⨠ Donación Complementaria (Matching Gift): Donación complementaria del empleador u otra organización relacionada con el donante.
En tercer lugar nos preguntamos ¿Cuál es el origen de la donación? Es decir, cuál fue la estrategia de desarrollo de fondos a través de la cual se efectivizó la donación. Contar con esta información es muy útil para evaluar el rendimiento de las estrategias y fortalecerlas o cambiarlas si no rinden como se esperaba. Esta información se registrar en Salesforce con el objeto Campañas. Campañas en combinación con Oportunidades te permitirá dar seguimiento y analizar cada estrategia o acción del área de recaudación de forma simple y precisa. Sólo te recomiendo que definas y planifiques una estructura de trabajo y medición para poder analizarlo de forma más sencilla.
Y finalmente nos preguntamos ¿Cuál es el destino de la donación? Cuando te interesa registrar cuál es el destino de la donación, a qué proyecto, ítem de tu presupuesto o área va destinada la donación se puede utilizar la funcionalidad de Salesforce que se llama Cuentas contables generales.
¡Esperamos que este recorrido te aporte claridad en la gestión de tus donaciones!
Comments