• Mariana Mazzeo

¿Cómo guardar información histórica de datos que son variables en Salesforce?

Los reportes de Salesforce son súper útiles para las organizaciones. Permiten analizar la información que los usuarios ingresan diariamente en tiempo real teniendo así datos frescos y certeros en todo momento. Datos que ayudan a tomar todo tipo de decisiones basadas en -valga la redundancia- datos concretos y no en sensaciones o percepciones que a veces son un poco imprecisas o están alejadas de lo que realmente sucede. Y esto, lo digo por experiencia.


Pero, algunas veces los reportes encuentran limitaciones. Por ejemplo, al momento de hacer reportes que nos muestren la situación de nuestra organización en un momento puntual y poder hacer comparativas en el tiempo. Algo así como tener una foto de un momento preciso, o de varios para poder hacer análisis comparativos.


Por lo general cuando tenemos campos de fecha, es sencillo poder hacer una comparativa. Pero, ¿qué pasa si necesitamos hacer un comparativo de datos que se almacenan en campos que son variables? Por ejemplo: cuántos Donantes de tipo Prospecto, Activo e Inactivo tenemos en cada mes del año; o cuántos casos abiertos hubo en cada mes del 2018 asignados a los distintos equipos de trabajo. Esto con un simple informe con fechas específicas no puede hacerse.


En general, estos datos dependen de campos de Lista de selección (ej: Estado del donante o Estado del caso) ó checkbox, que varían según distintos procesos que la organización tenga planeado, y en general los cambios de valores no se almacenan en Salesforce, simplemente se reemplazan unos con otros.


La buena noticia es que para estos casos existen las “Instantáneas de creación de informes” (o Snapshots en inglés). Esta funcionalidad permite que podamos almacenar este tipo de información variable de forma muy sencilla para poder luego hacer comparativas.


Para crear las Instantáneas de Informes, simplemente hay que seguir estos pasos:


1. Crear un informe personalizado con resumen de datos. Por ejemplo: Contactos agrupados por Estado de Donante y Forma de Pago.


Informe de Donaciones Recurrentes y Contactos. Agrupado por Estado del Donante y Forma de Pago.

Vista del informe ejecutado.

2. Configurar un nuevo objeto personalizado con un campo para cada uno de los puntos de resumen capturados en el informe anterior. En este ejemplo creamos varios campos:

- Estado del donante

- Forma de Pago

- Monto Promedio

- Monto Total

- Recuento de Registros

- % Medio de Pago


3. Crear la asignación de valores desde el informe a los campos en el objeto personalizado (desde Configuración> Instantáneas de creación de reportes


Hacer click en ¿Desea continuar? Para crear la Instantánea de informes.


4. Dar nombre a la Instantánea y seleccionar el Usuario desde el que se ejecutará (siempre que sea un usuario con perfil de Administrador)


6. Seleccionar el Reporte de origen y luego el Objeto personalizado en el que se guardará la información.


7. Asignar los campos del informe al objeto de destino. En el punto 1 seleccionar la opción de Agrupación dependiendo de qué datos quieras capturar, será la agrupación que debas seleccionar.

En este caso seleccionamos la última agrupación para obtener la mayor cantidad de datos.

Quedarán como en la imagen a continuación:

8. Programar la ejecución automática para que se recolectan los datos del informe: esto creará un nuevo registro en su objeto personalizado cada vez que se ejecute el informe programado.


Una vez que se ejecute, Salesforce creará registros con los datos obtenidos en el Objeto de destino creado. En nuestro ejemplo se verá así:

Salesforce creará un registro por cada combinación de datos que hayamos querido resumir.



9. (opcional) Crear un informe con el objeto personalizado para visualizar los datos colectados en cada impresión. Por ejemplo:

Informe creado con el Objeto de destino creado en el paso 2.

Así se verá el Informe ejecutado.

Con este último informe, podemos crear un gráfico que nos muestre la tendencia en cada mes del año:


Más información en este artículo de Salesforce. Y si tienes más dudas, escríbenos a info@proyectotribo.org