Para comenzar, ¿cómo establece Salesforce relaciones entre los distintos objetos? En el modelo de datos de Salesforce, los objetos pueden relacionarse entre sí de diferentes maneras. En este esquema, los campos de búsqueda nos permiten vincular dos objetos: cuando utilizamos campos de este tipo se despliega una lista de valores que corresponden a los registros del objeto relacionado. Algunos objetos estándar de Salesforce contienen campos de búsqueda (como es el caso del campo cuenta dentro del objeto contacto). Una consideración técnica sobre este tipo de campos es que la relación que se establece es de uno a múltiples: un contacto sólo puede tener una cuenta asociada, pero una cuenta puede estar relacionada con múltiples contactos.
Ahora bien, cuando dos objetos no se encuentran relacionados por campos estándar, como administradores podemos establecer esa relación mediante la creación de campos de búsqueda personalizados. Campos de búsqueda: ¿cómo podemos contribuir a una mejor experiencia del usuario?
Muchas veces el trabajo de los usuarios puede verse entorpecido si el tipo de datos que necesitan utilizar no se encuentra lo suficientemente accesible. En esos casos, la experiencia del usuario mejora considerablemente si desde el diseño del sistema tenemos en cuenta a qué registros deben acceder en cada pantalla, y cuáles sería mejor ocultar para facilitar su trabajo diario.
Un ejemplo de esto: en una nota anterior del blog nos referimos a la utilización de oportunidades para registrar el proceso de negocios de las universidades. En esos casos, las universidades que utilicen oportunidades como herramienta de seguimiento del proceso de inscripción de los/as prospectos/as probablemente necesiten que el listado de carreras se encuentre disponible desde la oportunidad.
Como en la estructura de EDA (Education Data Architecture) las carreras se registran como cuentas del tipo de registro “Programa académico”, en nuestro ejemplo deberíamos tener un campo de búsqueda en la oportunidad que nos permita acceder a las cuentas. Pero…¿sería conveniente que desde allí se pudiera acceder a todas las cuentas? ¿Nos interesa, por ejemplo, poder ver un listado de empresas desde ese campo?
La respuesta es no. Entorpecería el trabajo del usuario tener que encontrar el nombre de una carrera en un listado que contiene información que no necesita. Y allí es donde, como administradores, debemos recurrir al uso de filtros en el campo de búsqueda.
¿Cómo construimos esos filtros?
Los filtros pueden aplicarse según distintos criterios:
● Características del objeto primario que contiene el campo
● Características del objeto relacionado
● Características del usuario (como, por ejemplo, su función)
● Registros directamente vinculados al objeto relacionado.
En el ejemplo que mencionamos anteriormente, el filtro a aplicar en el campo de la Oportunidad debería evaluar el tipo de registro del objeto relacionado (Cuenta). En este caso, podemos crear un campo en la oportunidad de nombre Programa académico, que traiga el listado de cuentas con ese tipo de registro: Nombre y tipo de campo:
Filtro aplicado:
Lo que logramos con ese filtro es restringir los registros que se visualizarán desde el desplegable a aquellos que el usuario realmente necesita.
También es posible agregar múltiples filtros y lógicas de filtro: por ejemplo, podríamos permitir que se visualicen cuentas de tipo de registro Organización comercial y que pertenezcan a un determinado propietario (ambas condiciones deben cumplirse simultáneamente). O bien, podemos aplicar un filtro que permita visualizar cuentas de tipo de registro Organización comercial o de tipo de registro Institución educativa (en este caso, se mostrarían las cuentas que cumplan una u otra condición).
En conclusión, trabajar con filtros en este tipo de campos nos permite delimitar la cantidad y tipo de registros a mostrar ahorrando tiempo y trabajo diario de los usuarios y favoreciendo una gestión de los datos más eficientes.