Lo que voy a contar en este #TriboTip no lo descubrí yo. Es un tip que anda dando vueltas hace años, creado por Thomas Tobin de Salesforce, y popularizado por Steve Molis... ¿SteveMo? ¡Si! .. el genio de SteveMo. El rey de las fórmulas y los informes, ¡la persona con más respuestas en la comunidad!
(Si todavía no seguís en Twitter, es tiempo de hacerlo --> https://twitter.com/stevemoforce).
Este truco lo llaman "The Power of One" (El poder del uno), y nos ayuda a contar únicos en Salesforce. ¿Únicos?, ¿y eso? Veamos un ejemplo para explicar mejor.
Imaginemos que vamos a hacer un informe de contactos con donaciones.
En esta imagen de un informe, vemos que tenemos 6 donaciones (el recuento de registros) por un total de $95. Pero no podemos ver la cantidad de donantes (únicos), que en este caso son dos: Juan Marco y María Oro.
¿Cómo podemos saber la cantidad de donantes, la cantidad de personas que hicieron esas donaciones? Usando el Poder del uno.
Para poder aplicarlo, vamos a necesitar:
1. Crear un campo en el contacto (en el objeto donde queremos contar únicos).
- El campo tiene que ser de Tipo Fórmula -Número
- En el texto de la fórmula Se coloca 1 . Sí, simplemente un 1.
- Para este ejemplo voy a llamar al campo Contactos únicos.
2. Agregar el campo en el informe y hacer una Suma.
¡Magia! Ahora tenemos el total de contactos únicos. Podemos ver que 2 contactos hicieron las 6 donaciones por un total de $95.
Si quieres un paso a paso con los detalles, puedes verlo en este video:
Y obviamente aparecen las preguntas:
¿Cuál es el truco detrás?.
Muy fácil. Al sumar la columna el sistema se da cuenta que hay algunos contactos que ya sumó porque hay registros repetidos, entonces los ignora. Va a contar solamente una vez cada contacto, en este caso.
¿Puedo hacer esta magia en cualquier informe?
¡Obviamente! Sólo tienes que crear el campo de fórmula en los objetos donde quieras usarla.
¿En qué otras situaciones lo usaría?
Les paso algunos ejemplos:
Para conocer la cantidad de personas que crearon un caso en los últimos 10 meses.
Para conocer la cantidad de personas que incluimos en 4 campañas
Para conocer la cantidad de usuarios que crearon tareas en los últimos 3 meses
Para conocer la cantidad de empresas con las que tenemos oportunidades abiertas
Es verdad que muchos de estos se pueden hacer con filtros cruzados (otra gran herramienta de Salesforce) pero muchas veces los filtros cruzados no son suficientes y tenemos que recurrir al Poder del uno
Mi consejo para administradores y consultores: Agreguen siempre este campo a todos los objetos.
¡Espero haya ayudado!