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Licencias gratuitas para usar en tus integraciones

Desde hace unos meses todas las organizaciones cuentan con 5 licencias gratuitas adicionales para usar en las integraciones. ¿Qué quiere decir esto? Si el Salesforce de tu organización intercambia datos con algún otro sistema (Classy, FormAssembly, Zapier, Eventbrite, SAP, SIGEDU, etc, etc), las buenas prácticas (¡y nosotras!) recomiendan usar un usuario específico para esta integración y no el usuario del administrador o del responsable de algún otro proceso. Esto brinda mayor trazabilidad en el manejo de los datos y un mejor control de la seguridad en el acceso a los registros. Además, elimina las dificultades que podrían generarse si se desactiva un usuario y su usuario se utiliza para alguna integración.


Si seguías estas buenas prácticas, tenías que destinar una de tus licencias para cada integración, lo cual implicaba un costo o que una persona menos iba a tener acceso a salesforce. Es justamente esta situación la que viene a aliviar estas licencias. Ahora podés crear un usuario específico para cada integración, siguiendo las mejores prácticas, sin pagar de más.


Como es lógico, estas nuevas licencias sólo pueden usarse para integración ya que no tienen una interfaz de usuario como la que usamos todos los días. Si alguien se loguea con un usuario que tiene esta licencia, no va a poder ver nada en su Salesforce.


Ahora, a lo práctico: ¿cómo te hacés de estas licencias? ¡Ya las tenés en tu organización!. Podés verlas desde la Configuración, yendo a Información de la Compañía, bajo Licencias de Usuario.



¡Genial! Y, ¿cómo hacés para usarlas? Podés asignarlas a un usuario nuevo o a uno existente.


- Si la asignás a un usuario existente, porque ya tenías uno destinado a la integración, recordá que al cambiarle la licencia ya no vas a poder ingresar a la interfaz de usuario.

- Si creás un usuario nuevo, en el campo “correo electrónico” tenés que ingresar un correo al que tengas acceso, ya que desde el mismo vas a generar la contraseña.


Para configurarlas tenés que:


1. En Usuario, hay que seleccionar la licencia “Salesforce Integration”.

2. Luego, tenés que seleccionar el único perfil disponible para esa licencia, que es “Salesforce API Only System Integration”.



De acuerdo a cómo gestionen la seguridad al acceso de los registros en tu organización, podés asignarle a este usuario, como a cualquier otro, una función determinada.


3. Una vez creado o modificado el usuario, hay que asignarle la licencia de conjunto de permisos “Salesforce API Integration”.



4. Finalmente, hay que crear y asignarle al usuario un Conjunto de permisos que le de acceso a los objetos y campos que es necesario que la integración lea/cree/modifique.


¡Listo! Ya tenés el usuario disponible para vincular tu sistema externo de preferencia de forma segura con Salesforce.


Si querés profundizar más sobre este tema podés ingresar a la nota de Free Like a Puppy.

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