En nuestros formularios muchas veces tenemos la opción de “marcar más de una respuesta” y para ello utilizamos listas de selección múltiple pero ¿qué inconvenientes podemos encontrarnos al utilizarlas?
Antes de empezar, repasemos ¿Qué son las listas de selección?
Las listas de selección son campos que permiten a los usuarios completar la información seleccionando una o más opciones predefinidas por el administrador sin necesidad de tipear la información. Son útiles, y en el equipo las queremos muchísimo, no solamente para agilizar la carga de datos, sino para estandarizarla y poder crear buenos filtros de búsqueda y mejores informes.
Salesforce nos ofrece dos tipos de listas de selección: lista de selección única y lista de selección múltiple. Como sus nombres lo indican, en la lista de selección única sólo podrá seleccionarse una respuesta y en la múltiple más de una.
Las listas de selección múltiple en Salesforce pueden parecer atractivas, pero tienen sus limitaciones. A continuación te enumeramos algunas consideraciones importantes para que decidas cuándo utilizarlas:
1. Limitaciones con las fórmulas y reglas de validación: Si bien las listas múltiples pueden utilizarse en fórmulas y reglas de validación, algunas funciones pueden traernos inconvenientes ya que no son compatibles con este tipo de campo. Para saber cuáles son las funciones que admiten (y cuáles no) este tipo de listas, podés consultar este listado en el sitio de ayuda de Salesforce.
2. Agrupar por respuestas en informes: Cuando intentas agrupar usando una lista de selección múltiple, notarás que sólo se agrupan los valores de campo que son exactamente idénticos. Esto implica que agrupará aquellos registros que coinciden exactamente en su respuesta.
En esta imagen te dejamos un ejemplo: si nosotros agrupamos nuestro informe por el campo “Sedes” - que es una lista de selección múltiple - no podemos saber cuántas tiene una sede en Argentina, porque agrupará los registros por todas las opciones posibles que contengan esa respuesta.
3. No se pueden utilizar como campo de control: Cuando queremos limitar la cantidad de opciones que aparecen en un campo, muchas veces utilizamos la dependencia de campos. Las listas de selección múltiple no pueden usarse como campos de control, solo podremos utilizarla como campos dependientes.
4. Gestión masivas de datos: Al ingresar o actualizar información en campos de lista de selección, es importante confirmar que los valores ingresados coinciden con los valores que existen en Salesforce para ese campo. En caso de trabajar con listas de selección múltiple, no solamente hay que tener en cuenta esto, sino también verificar cómo reciben los valores esos campos: cada valor debe estar separado con ; (punto y coma).
Ejemplo: Si en la lista “Sedes” deseamos agregar dos valores: Argentina y Colombia, la manera correcta de realizarlo sería ingresando “Argentina; Colombia” y así con más valores que queramos incluir: “Argentina; Brasil; Bolivia; Colombia; México”.
5. Cantidad de caracteres admitidos para los valores: Cada vez que ingresamos un nuevo valor a la lista, este debe contener máximo 40 caracteres de longitud. Si se colocan más caracteres el sistema realiza un corte en estos valores, dejando la expresión incompleta. La diferencia que existe con el campo de lista selección única es que permite colocar hasta 255 caracteres de longitud para cada valor.
6. Automatizaciones: Para que las automatizaciones funcionen de forma correcta al utilizarse las listas de selección múltiple, cada valor seleccionado debe pensarse como un valor único o individual. Para evitar errores, utilizamos como operador de este campo la opción “contiene”, así se analizan los valores como únicos.
Ejemplo: Si queremos que la automatización se ejecute para los registros que tiene en el campo “Sedes” la opción “Argentina” debemos colocar en el operador “contiene”, así contemplará aquellos registros que tengas “Argentina” como único valor en su lista como también los que tengan también otros valores seleccionados.
Siguiendo estos consejos y adaptando las configuraciones según tus necesidades, ¡podés hacer que estas listas trabajen a tu favor y mejorar tu experiencia con Salesforce!
Fuente de información:
● Crear un campo de lista de selección personalizado: https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.fields_creating_picklists.htm&type=5
● Limitaciones de listas de selección: https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.picklist_limitations.htm&type=5
● Sugerencias sobre Trabajo con campos de fórmula de lista de selección y selección múltiple: https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.tips_for_using_picklist_formula_fields.htm&type=5
● Definir listas de selección dependiente: https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.fields_defining_field_dependencies.htm&type=5
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