La gestión de usuarios es una de las principales tareas de un administrador de Salesforce. Es lo que habilita a las personas de nuestra organización a ingresar y usar Salesforce.
Aquí repasamos algunos #Tips que te van a ayudar en la gestión de usuarios:
Tres datos clave al momento dese crear un usuario nuevo
Nombre de usuario: debe tener el formato de un correo electrónico pero no debe ser necesariamente un correo electrónico real. Por ejemplo: el correo electrónico real es nombre@organizacion.org y el nombre de usuario puede ser nombre.rol@organizacion.org.
Contraseña: la establece cada individuo cuando recibe el link de aviso de usuario nuevo. El administrador no establece contraseñas y no debería conocerlas. Salesforce ofrece herramientas para que los administradores puedan ingresar como otro usuario sin conocer su contraseña, para brindar mejor soporte
Perfil: establece el conjunto de permisos que se le aplican a un usuario. Por ejemplo: leer, editar, crear o borrar registros de objetos, permisos de inicio de sesión, permiso para exportar datos, etc. Los perfiles son un tema muy importante y amplio, así que entraremos en detalles sobre los mismos en otra entrada del blog ¡estén atentos!
Además de estos 3 datos clave, el usuario contiene información de contacto, de idioma y de acceso a otras funcionalidades de Salesforce.
3- Algunas de las tareas que un administrador debe hacer en el día a día:
Solucionar problemas varios
Cuando surjan consultas o problemas, el usuario va a contactar al administrador (sí, ¡esto pasa muy seguido!) Una de las mejores formas de validar el problema es poder ingresar al sistema como si fueras el usuario con el problema. Para esto puedes usar la función de inicio de sesión como el usuario sin necesidad de conocer la contraseña. Este permiso se habilita desde “Políticas de acceso de inicio de sesión”.
Me olvidé la contraseña
Si un usuario olvida su contraseña y no puede restablecerla solo, el administrador puede restablecer la contraseña desde el registro del usuario.
Control de adopción del sistema
Si se quiere evaluar el nivel de uso del sistema, cada usuario tiene el historial de inicio de sesión en su registro. Desde ahí se podrá ver el día y hora de inicio de sesión, el estado, el IP, entre otros datos ¡Es una gran herramienta de seguimiento de adopción del sistema!
Automatización de procesos de usuarios
Los datos de los usuarios se guardan en Salesforce en un objeto llamado “usuarios” que permite realizar las mismas personalizaciones que cualquier objeto: crear campos ó realizar automatizaciones, entre otras. Un ejemplo de automatización puede ser que al crear un usuario nuevo se le envíe un correo electrónico con información sobre mejores prácticas en el uso de Salesforce y acceso a materiales de capacitación.
Al dar de baja algún usuario, es importante recordar
Los usuarios no se pueden borrar, se desactivan. Tal como explicaba más arriba.
Los usuarios desactivados no ocupan licencias.
Antes de desactivar un usuario se debe verificar que no esté incluido en reglas de asignación.
Antes de desactivar un usuario se debe evaluar si se quieren migrar registros a un usuario activo. El usuario siempre quedará como el creador del registro, pero otro será el propietario (muy útil cuando se trabaja con niveles de seguridad y colaboración dependientes del Propietario).
Antes de desactivar usuarios con perfil de Administrador, se deben re-asignar informes y paneles donde sea “running user”.
Se pueden inmovilizar usuarios para quitarles la posibilidad de acceso y ganar tiempo para realizar las modificaciones en el sistema que sean necesarias. En este caso, no se libera la licencia, pero el usuario no podrá entrar al sistema.
Lo repito porque esto es muy importante… si debemos reemplazar un usuario los pasos a seguir son: desactivar existente y crear nuevo usuario al reemplazante. No es recomendable usar el mismo usuario y cambiarle los datos ya que de esta forma se perderá el historial del usuario anterior y se distorsionarán los tiempos de acceso del usuario nuevo.
Si quieres ver una demo de este tema no te pierdas este video de nuestro #TriboTip.