• ElenaInurrategui

5 formas de ordenar tu Salesforce

Limpiar Salesforce es como limpiar tu casa. Todas los días/semanas haces una limpieza rápida, pero una vez por mes es necesario hacer una limpieza más profunda.

Si no sabés por dónde empezar, este #TriboTip te muestra 5 acciones rápidas que puedes realizar en un día para ayudar a tus usuarios a encontrar lo que necesitan de forma rápida en el sistema.


Si tienes media hora y quieres ver el paso a paso, te invito a ver este video.



Si prefieres leerlo, adelante:


Tip #1: Simplificar las Aplicaciones

  • Cada proceso debe tener su propia aplicación: Si estoy trabajando con Donantes, debo poder ver todas las fichas que necesito para realizar mi trabajo. En lo personal, agrego Infomes y Paneles en todas las aplicaciones que creo. Y si están en Lightning, aprovechen las fichas de tareas y calendario.

  • Cada usuario debe ver sólo las aplicaciones que necesita ver. Desde el perfil podemos definir las aplicaciones a las que los usuarios con este perfil pueden acceder. Recuerden - Menos es mejor a la hora de mantener un sistema ordenado y fácil de usar.

Tip extra: Si todavía no probaste Consola, animate! Es ideal para usuarios que deben hacer campañas de llamados por teléfono.


Tip #2: Limpieza de Listas

  • Lo primero que ve un usuario al hacer clic en una ficha es la lista Vistos recientemente, por lo que es importante que esta lista tenga toda la información necesaria para identificar al registro. Las columnas en esta lista la podemos editarla desde la configuración (Formato de Búsqueda --> Resultados de búsqueda)

  • Si no restringimos la creación de listas desde el perfil, suele suceder que los usuarios crean vistas que solo utilizan una o dos veces y dejan visibles para todos. Una de las mejores limpiezas que se pueden hacer es borrar las listas que parezcan de prueba o estén repetidas, a la vez de asegurarnos que las listas que quedan tengan los filtros y el nombre correcto


Tip #3: El cajón de los informes

En toda casa esta ese cajón donde vamos metiendo cosas y cuando buscamos algo nunca podemos encontrar lo que necesitamos. No dejemos que los informes sean el cajon de las cosas perdidas. Ayudemos a los usuarios a encontrar el informe que necesitan y evitar que tengan que crear el informe cada vez que lo necesiten,

Al igual que eliminamos las vistas que ya no usamos, debemos eliminar los informes que ya no usamos pero, ¿cómo sabemos si no se están usando? Podemos crear un informe de informes (sí, mágico) y filtrar por última fecha de ejecución.

Para eliminamos masivamente, podemos ir a Configuración --> Eliminación masiva y filtrar por última fecha de ejecución o cualquier otra variable.


Tip #4: Tipos de informes

Cuando hacemos clic en nuevo informe, vemos una lista eterna de tipos de informes que nunca vamos a necesitar. Hora de hacer limpieza.

Para poder ocultar esas opciones para todos los usuarios, podemos ir a crear un nuevo informe en Classic y marca “Seleccionar tipos de informes que ocultar”. Delante de cada tipo aparecerá un check verde. Puedes hacer click sobre él para transformarlo en una X amarilla. Aquellos informes con la X no le aparecerán a los usuarios como opción de tipo de informe.



Tip #5: Optimizador

Cuando era chica y ordenaba mi cuarto, mi mamá solía venir y revisar que todo estuviera en su lugar. En Salesforce tenemos algo parecido que cumple con esa misma función: el optimizador.


Esta funcionalidad de Salesforce que nos va a decir el estado en el que está nuestro sistema. ¿Hay algo que no estoy usando y debería? ¿Hay campos sin utilizar? ¿Hay reglas de flujo de trabajo inactivas que podría eliminar? ¿Estamos cerca de algún límite? (Sí, Salesforce tiene límites. Por ejemplo, en la cantidad de datos o cantidad de campos que puedo tener por objeto)


Todo esto y más nos los va a decir el optimizador. Para generar este informe debemos ir a Configuración y buscar Optimizador. En cuestión de minutos o horas (dependiendo el tamaño de tu organización) te llegará al mail el reporte con el estado de tu Salesforce.


Uno de los datos que más utilizo es la de los campos sin utilizar. ¿Necesitamos ese campo para algún proceso? ¿Debería ser obligatorio o podemos eliminarlo? ¿Puedo ocultarlo para algunos de los usuarios?

La cantidad de campos en un formulario es directamente proporcional a la pereza que da llenar el formulario. Ayudemos a los usuarios a ver solo los campos que necesitan ver.



¿Preguntas?

Te esperamos en:

Para profundizar en estos y más temas, no dejes de probar Trailhead