Informe comparando meses de distintos años.

¿Quisieras que tu equipo pueda ver un gráfico así en Salesforce donde se comparen valores en los mismos meses pero de diferentes años, como por ejemplo donaciones?

Entonces este #TriboTip es lo que estás necesitando. ¡Es muy fácil de hacer!

Lo primero a tener en cuenta es sobre que objeto harás el informe, ya que con oportunidades tenemos una ventaja.

A- Oportunidades usando fecha de cierre

Veamos un ejemplo: Quieres hacer un comparativo de ingresos mes a mes.

Salesforce ya esta listo para esto! Sólo debes seguir estos pasos.

1. Crea un informe nuevo de Oportunidades.

2. Agrega los filtros que necesites.

Por ejemplo, filtra por oportunidades ganadas o las oportunidades de un tipo de registro en particular.

3. Agrupa las filas del informe por “Fecha de cierre”

4. Transforma ese campo de fecha para que solamente muestre el año.

¿Cómo? Al lado del campo de “Fecha de cierre” va a aparecer una flecha hacia abajo, selecciónala y en la opción Agrupar fechas por debes seleccionar la opción “Año natural”.

5. Agrupa ahora las Columnas por el campo “Fecha de cierre (2)”

¡Si! Existe este campo, y es básicamente una copia de Fecha de cierre. (Seguro que siempre te has preguntado qué era ese campo, ¿no?)

De la misma forma que hiciste en el punto 4, agrupa el campo “Fecha de cierre (2)” por la opción Mes del calendario del año

6. Agrega en la sección Columnas el campo “Importe” (o el campo de divisa o número que quieras usar en el informe) y asegúrate que se esté sumando.

7. Oculta los detalles del Informe.

¡Listo el informe! Al ejecutarlo, deberías ver algo similar a esto.

Recuerda que puedes poner los años como columnas y los meses como filas si quieres. O ambos como agrupación de filas.

Sólo un paso más. Ahora tienes que agregar a tu informe un gráfico de barras o de líneas.

¡Tip Importante!

Si eliges el gráfico de líneas, los meses que sean 0 no van a marcarse en el gráfico. Por ejemplo, en este caso no tenía oportunidades en el mes de Mayo 2018 y en el gráfico eso no se refleja. El sistema une con una línea recta el valor de Abril con el de Junio, sin considerar el cero de Mayo. El cero no lo considera un valor, sino como vacío.

***Para poder mostrarles mejor los gráficos los agregué a un panel. Funciona igual en gráficos de informe***

Es por eso que en estos casos yo prefiero usar el gráfico de barras en donde en caso de que un mes presente un valor 0 en algún año, simplemente omita crear la barra. Es más fácil de visualizar.

También se puede usar un gráfico de líneas acumulativas, y se verá así:

B- Otros objetos o campos

Ahora, lo que conté arriba funciona perfecto con Oportunidades porque ya por default existen en Salesforce los campos “Fecha de cierre” y “Fecha de cierre (2)”.

¿Qué hacemos en otros objetos? En esos casos, vamos a necesitar los poderes del administrador para crear un campo que tome solamente el año de cualquier fecha que necesitemos. El resto del proceso es muy parecido.

Imaginemos que queremos comparar las Cuentas creadas por mes y año en nuestro sistema. Esto es lo que tenemos que hacer, previo a construir el informe:

1- Crea un nuevo campo en la Cuenta

a - El tipo de campo es Fórmula con resultado Texto.

b - Al campo lo podemos llamar “Año de creación”.

c - La fórmula va a ser Text(Year(CreatedDate)). Esta fórmula va a devolver el año de la fecha de creación. La fórmula variará dependiendo qué campo quieras agrupar o qué dato quieras obtener.

2- Crea un informe de Cuentas

3- Agrupa las filas por el campo “Fecha de creación”, y en Agrupar fechas por selecciona la opción Mes calendario del año.

4- Agrupa las columnas por el campo nuevo de fórmula “Año de creación”.

5- Agrega un gráfico de barras y... ¡ l i s t o ! : )

Si tienes dudas, no dejes de preguntar en el grupo En Español del Power of Us, o en el grupo Success En Español del Trailblazer Community.